Obowiązek informacyjny dla: PKP LHS SP. Z O.O.
Klauzula informacyjna RODO
1. PKP Linia Hutnicza Szerokotorowa sp. z o.o., z siedzibą w Zamościu przy ul. Szczebrzeskiej 11, 22-400 Zamość (dalej „PKP LHS sp. z o.o.”) oświadcza, iż jest administratorem danych osobowych w rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanego dalej RODO, w odniesieniu do danych osobowych osób fizycznych (przedsiębiorców), osób fizycznych reprezentujących podmiot biorący udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia oraz osób fizycznych wskazanych przez ten podmiot jako osoby do kontaktu, osoby wskazane w ofercie oraz osoby odpowiedzialne za wykonanie Umowy lub wykonywanie czynności w ramach prowadzonego postępowania i udzielenia Zamówienia.
2. Dane kontaktowe inspektora ochrony danych w PKP LHS sp. z o.o.: Krzysztof Kleban, iod@pkp-lhs.pl, PKP LHS sp. z o.o. ul. Szczebrzeska 11, 22-400 Zamość.
3. Dane osobowe osób, o których mowa w ust. 1, będą przetwarzane przez PKP LHS sp. z o.o. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO jedynie w celu i zakresie niezbędnym do przeprowadzenia postępowania, udzielenia zamówienia oraz wykonania umowy – w kategorii dane zwykłe – imię, nazwisko, zajmowane stanowisko i miejsce pracy, numer służbowego telefonu/faksu, służbowy adres email, a także dane identyfikujące wykonawcę biorącego udział w prowadzonym postępowaniu o udzielenie Zamówienia, tj. nazwę wykonawcy, siedzibę i adres wykonawcy, REGON, NIP, PESEL, adres zamieszkania, adres strony internetowej – jeżeli dane te zostały przez wykonawcę przekazane PKP LHS sp. z o.o. w związku z prowadzonym postępowaniem o udzielenie Zamówienia.
4. Dane osobowe osób, o których mowa w ust. 1, będą przetwarzane przez PKP LHS sp. z o.o. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO jedynie w celu i zakresie niezbędnym do wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na administratorze, polegających na:
1) przeprowadzeniu postępowania o udzielenie Zamówienia;
2) wyłonieniu wykonawcy oraz udzielenia Zamówienia poprzez zawarcie Umowy;
3) realizacji zawartej Umowy;
4) przechowywaniu dokumentacji postępowania o udzielenie Zamówienia na wypadek kontroli prowadzonej przez uprawnione organy i podmioty;
5) przekazaniu dokumentacji postępowania o udzielenie Zamówienia do archiwum, a następnie jej zbrakowanie (trwałe usunięcie i zniszczenie); - w kategorii dane zwykłe – imię, nazwisko, zajmowane stanowisko i miejsce pracy, numer służbowego telefonu i/ lub faksu, służbowy adres email, a także dane identyfikujące wykonawcę biorącego udział w prowadzonym postępowaniu o udzielenie Zamówienia, tj. nazwę wykonawcy, siedzibę i adres wykonawcy, REGON, NIP, PESEL, adres zamieszkania, adres strony internetowej – jeżeli dane te zostały przez wykonawcę podane PKP LHS sp. z o.o. w prowadzonym postępowaniu o udzielenie Zamówienia.
5. Dane osobowe osób, o których mowa w ust. 1, są przetwarzane także przez eB2B Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy Al. KEN 51 lok. U21, 02-797 Warszawa – właściciela Platformy Zakupowej eB2B (pkp.eb2b.com.pl), za pośrednictwem której była składana oferta lub inne dokumenty przekazywane przez wykonawcę w postępowaniu o udzielenie zamówienia.
6. Dane osobowe osób, o których mowa w ust. 1, mogą być przetwarzane również przez Krajową Izbę Odwoławczą (ul. Postępu 17a, 02-676 Warszawa) oraz sądy powszechne, w sytuacji skorzystania przez wykonawcę ze środków ochrony prawnej.
7. Dane osobowe osób, o których mowa w ust. 1, mogą być przetwarzane również przez podmioty świadczące dla PKP LHS sp. z o.o. usługi:
1) bezpiecznego niszczenia dokumentacji oraz innych nośników danych;
2) przygotowywania i wysyłania korespondencji oraz zarządzania korespondencją;
3) pocztowe lub kurierskie.
8. Dane osobowe osób, o których mowa w ust. 1, będą przetwarzane przez PKP LHS sp. z o.o. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO jedynie w celu i zakresie niezbędnym do wykonania zadań administratora danych osobowych związanych z prowadzonym postępowaniem o udzielenie Zamówienia i realizacją zawartej Umowy w kategorii dane zwykłe – imię, nazwisko, zajmowane stanowisko i miejsce pracy, numer służbowego telefonu/faksu, służbowy adres email, a także dane identyfikujące wykonawcę biorącego udział w prowadzonym postępowaniu o udzielenie Zamówienia, tj. nazwę wykonawcy, siedzibę i adres wykonawcy, REGON, NIP, PESEL, adres zamieszkania, adres strony internetowej – jeżeli dane te zostały przez wykonawcę dobrowolnie podane w formularzu ofertowym składanym wraz z ofertą w prowadzonym postępowaniu o udzielenie Zamówienia.
9. Dane osobowe osób, o których mowa w ust. 1, nie będą przekazywane podmiotom trzecim, o ile nie będzie się to wiązało z koniecznością wynikającą z realizacji Umowy lub obowiązków nałożonych na podmiot prowadzący postępowanie o udzielenie Zamówienia.
10. Dane osobowe osób wskazanych w ust. 1 nie będą przekazywane do państwa trzeciego, ani organizacji międzynarodowej w rozumieniu RODO.
11. Dane osobowe osób, o których mowa w ust. 1, będą przetwarzane przez okres 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym Umowa została wykonana lub postępowanie o udzielenie Zamówienia zostało zakończone bez zawarcia umowy, chyba że niezbędny będzie dłuższy okres przetwarzania np.: z uwagi na obowiązki archiwizacyjne, dochodzenie roszczeń lub inny obowiązek wymagany przez przepisy prawa powszechnie obowiązującego.
12. Osobom, o których mowa w ust. 1, przysługuje prawo do żądania od administratora danych dostępu do ich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania lub wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych, jeżeli ono przysługuje na podstawie art. 20 RODO.
13. Osobom, o których mowa w ust. 1, w związku z przetwarzaniem ich danych osobowych przysługuje prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego właściwego ze względu na miejsce pobytu lub naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych.
14. Podanie danych osobowych, o których mowa w niniejszym piśmie, jest wymagane do przeprowadzenia postępowania o udzielenie Zamówienia i zawarcia umowy. Wniesienie żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych skutkuje obowiązkiem po stronie przedsiębiorcy niezwłocznego wskazania innej osoby w miejsce osoby żądającej ograniczenia przetwarzania jej danych osobowych.
15. Dane osobowe osób, o których mowa w ust. 1, będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany przez eB2B Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie i będą podlegały profilowaniu w rozumieniu przepisów RODO, wyłącznie w przypadku postępowań o udzielenie zamówienia prowadzonych na Platformie Zakupowej eB2B. W takiej sytuacji dane osób zarejestrowanych na Platformie Zakupowej eB2B, po udzieleniu przez nie osobnej zgody na profilowanie, będą przetwarzane w celu powiadamiania ich o postępowaniach otwartych, publicznie dostępnych, organizowanych przez PKP LHS sp. z o.o. oraz innych użytkowników Platformy Zakupowej eB2B, w tych branżach, jakie wskażą w procesie rejestracji lub doprecyzują po rejestracji lub grupach asortymentowych definiowanych przez PKP LHS sp. z o.o. oraz innych użytkowników Platformy Zakupowej eB2B. Zgoda na otrzymywanie biuletynu informacyjnego jest deklarowana w czasie rejestracji i może być w każdej chwili przez zarejestrowaną osobę cofnięta na profilu Użytkownika.
16. W przypadku udostępnienia do PKP LHS sp. z o.o. przez Podmiot biorący udział w postępowaniu o udzielenie Zamówienia, będący adresatem niniejszego pisma, danych osobowych swoich pracowników, pełnomocników, członków zarządu, wspólników, współpracowników, kontrahentów, dostawców, beneficjentów rzeczywistych lub innych osób, PKP LHS sp. z o.o. prosi o poinformowanie tych osób:
1) o zakresie danych osobowych dotyczących tych osób, a przekazanych PKP LHS sp. z o.o.,
2) o tym, że PKP LHS sp. z o.o. jest administratorem ich danych osobowych oraz że przetwarza ich dane osobowe na zasadach określonych powyżej,
3) o tym, że ww. Podmiot jest źródłem, od którego LHS sp. z o.o. pozyskała ich dane.
1. PKP Linia Hutnicza Szerokotorowa sp. z o.o., z siedzibą w Zamościu przy ul. Szczebrzeskiej 11, 22-400 Zamość (dalej „PKP LHS sp. z o.o.”) oświadcza, iż jest administratorem danych osobowych w rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanego dalej RODO, w odniesieniu do danych osobowych osób fizycznych (przedsiębiorców), osób fizycznych reprezentujących podmiot biorący udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia oraz osób fizycznych wskazanych przez ten podmiot jako osoby do kontaktu, osoby wskazane w ofercie oraz osoby odpowiedzialne za wykonanie Umowy lub wykonywanie czynności w ramach prowadzonego postępowania i udzielenia Zamówienia.
2. Dane kontaktowe inspektora ochrony danych w PKP LHS sp. z o.o.: Krzysztof Kleban, iod@pkp-lhs.pl, PKP LHS sp. z o.o. ul. Szczebrzeska 11, 22-400 Zamość.
3. Dane osobowe osób, o których mowa w ust. 1, będą przetwarzane przez PKP LHS sp. z o.o. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO jedynie w celu i zakresie niezbędnym do przeprowadzenia postępowania, udzielenia zamówienia oraz wykonania umowy – w kategorii dane zwykłe – imię, nazwisko, zajmowane stanowisko i miejsce pracy, numer służbowego telefonu/faksu, służbowy adres email, a także dane identyfikujące wykonawcę biorącego udział w prowadzonym postępowaniu o udzielenie Zamówienia, tj. nazwę wykonawcy, siedzibę i adres wykonawcy, REGON, NIP, PESEL, adres zamieszkania, adres strony internetowej – jeżeli dane te zostały przez wykonawcę przekazane PKP LHS sp. z o.o. w związku z prowadzonym postępowaniem o udzielenie Zamówienia.
4. Dane osobowe osób, o których mowa w ust. 1, będą przetwarzane przez PKP LHS sp. z o.o. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO jedynie w celu i zakresie niezbędnym do wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na administratorze, polegających na:
1) przeprowadzeniu postępowania o udzielenie Zamówienia;
2) wyłonieniu wykonawcy oraz udzielenia Zamówienia poprzez zawarcie Umowy;
3) realizacji zawartej Umowy;
4) przechowywaniu dokumentacji postępowania o udzielenie Zamówienia na wypadek kontroli prowadzonej przez uprawnione organy i podmioty;
5) przekazaniu dokumentacji postępowania o udzielenie Zamówienia do archiwum, a następnie jej zbrakowanie (trwałe usunięcie i zniszczenie); - w kategorii dane zwykłe – imię, nazwisko, zajmowane stanowisko i miejsce pracy, numer służbowego telefonu i/ lub faksu, służbowy adres email, a także dane identyfikujące wykonawcę biorącego udział w prowadzonym postępowaniu o udzielenie Zamówienia, tj. nazwę wykonawcy, siedzibę i adres wykonawcy, REGON, NIP, PESEL, adres zamieszkania, adres strony internetowej – jeżeli dane te zostały przez wykonawcę podane PKP LHS sp. z o.o. w prowadzonym postępowaniu o udzielenie Zamówienia.
5. Dane osobowe osób, o których mowa w ust. 1, są przetwarzane także przez eB2B Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy Al. KEN 51 lok. U21, 02-797 Warszawa – właściciela Platformy Zakupowej eB2B (pkp.eb2b.com.pl), za pośrednictwem której była składana oferta lub inne dokumenty przekazywane przez wykonawcę w postępowaniu o udzielenie zamówienia.
6. Dane osobowe osób, o których mowa w ust. 1, mogą być przetwarzane również przez Krajową Izbę Odwoławczą (ul. Postępu 17a, 02-676 Warszawa) oraz sądy powszechne, w sytuacji skorzystania przez wykonawcę ze środków ochrony prawnej.
7. Dane osobowe osób, o których mowa w ust. 1, mogą być przetwarzane również przez podmioty świadczące dla PKP LHS sp. z o.o. usługi:
1) bezpiecznego niszczenia dokumentacji oraz innych nośników danych;
2) przygotowywania i wysyłania korespondencji oraz zarządzania korespondencją;
3) pocztowe lub kurierskie.
8. Dane osobowe osób, o których mowa w ust. 1, będą przetwarzane przez PKP LHS sp. z o.o. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO jedynie w celu i zakresie niezbędnym do wykonania zadań administratora danych osobowych związanych z prowadzonym postępowaniem o udzielenie Zamówienia i realizacją zawartej Umowy w kategorii dane zwykłe – imię, nazwisko, zajmowane stanowisko i miejsce pracy, numer służbowego telefonu/faksu, służbowy adres email, a także dane identyfikujące wykonawcę biorącego udział w prowadzonym postępowaniu o udzielenie Zamówienia, tj. nazwę wykonawcy, siedzibę i adres wykonawcy, REGON, NIP, PESEL, adres zamieszkania, adres strony internetowej – jeżeli dane te zostały przez wykonawcę dobrowolnie podane w formularzu ofertowym składanym wraz z ofertą w prowadzonym postępowaniu o udzielenie Zamówienia.
9. Dane osobowe osób, o których mowa w ust. 1, nie będą przekazywane podmiotom trzecim, o ile nie będzie się to wiązało z koniecznością wynikającą z realizacji Umowy lub obowiązków nałożonych na podmiot prowadzący postępowanie o udzielenie Zamówienia.
10. Dane osobowe osób wskazanych w ust. 1 nie będą przekazywane do państwa trzeciego, ani organizacji międzynarodowej w rozumieniu RODO.
11. Dane osobowe osób, o których mowa w ust. 1, będą przetwarzane przez okres 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym Umowa została wykonana lub postępowanie o udzielenie Zamówienia zostało zakończone bez zawarcia umowy, chyba że niezbędny będzie dłuższy okres przetwarzania np.: z uwagi na obowiązki archiwizacyjne, dochodzenie roszczeń lub inny obowiązek wymagany przez przepisy prawa powszechnie obowiązującego.
12. Osobom, o których mowa w ust. 1, przysługuje prawo do żądania od administratora danych dostępu do ich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania lub wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych, jeżeli ono przysługuje na podstawie art. 20 RODO.
13. Osobom, o których mowa w ust. 1, w związku z przetwarzaniem ich danych osobowych przysługuje prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego właściwego ze względu na miejsce pobytu lub naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych.
14. Podanie danych osobowych, o których mowa w niniejszym piśmie, jest wymagane do przeprowadzenia postępowania o udzielenie Zamówienia i zawarcia umowy. Wniesienie żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych skutkuje obowiązkiem po stronie przedsiębiorcy niezwłocznego wskazania innej osoby w miejsce osoby żądającej ograniczenia przetwarzania jej danych osobowych.
15. Dane osobowe osób, o których mowa w ust. 1, będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany przez eB2B Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie i będą podlegały profilowaniu w rozumieniu przepisów RODO, wyłącznie w przypadku postępowań o udzielenie zamówienia prowadzonych na Platformie Zakupowej eB2B. W takiej sytuacji dane osób zarejestrowanych na Platformie Zakupowej eB2B, po udzieleniu przez nie osobnej zgody na profilowanie, będą przetwarzane w celu powiadamiania ich o postępowaniach otwartych, publicznie dostępnych, organizowanych przez PKP LHS sp. z o.o. oraz innych użytkowników Platformy Zakupowej eB2B, w tych branżach, jakie wskażą w procesie rejestracji lub doprecyzują po rejestracji lub grupach asortymentowych definiowanych przez PKP LHS sp. z o.o. oraz innych użytkowników Platformy Zakupowej eB2B. Zgoda na otrzymywanie biuletynu informacyjnego jest deklarowana w czasie rejestracji i może być w każdej chwili przez zarejestrowaną osobę cofnięta na profilu Użytkownika.
16. W przypadku udostępnienia do PKP LHS sp. z o.o. przez Podmiot biorący udział w postępowaniu o udzielenie Zamówienia, będący adresatem niniejszego pisma, danych osobowych swoich pracowników, pełnomocników, członków zarządu, wspólników, współpracowników, kontrahentów, dostawców, beneficjentów rzeczywistych lub innych osób, PKP LHS sp. z o.o. prosi o poinformowanie tych osób:
1) o zakresie danych osobowych dotyczących tych osób, a przekazanych PKP LHS sp. z o.o.,
2) o tym, że PKP LHS sp. z o.o. jest administratorem ich danych osobowych oraz że przetwarza ich dane osobowe na zasadach określonych powyżej,
3) o tym, że ww. Podmiot jest źródłem, od którego LHS sp. z o.o. pozyskała ich dane.
